Il Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR) si applica a tutte le realtà che trattano dati personali, indipendentemente dal settore produttivo. Questo significa che anche i gruppi societari, sia nazionali che internazionali, devono rispettarne le regole.

Ma come funziona la condivisione dei dati all’interno di un gruppo? Quali obblighi hanno le società controllate e la holding? Facciamo chiarezza.

Che cos’è un gruppo societario

Per gruppo societario si intende un insieme di società collegate da un rapporto di controllo esercitato da una società capogruppo (holding).

Questo legame comporta la necessità di scambio costante di informazioni, tra cui:

• banche dati dei dipendenti,
• elenchi clienti,
• altre informazioni di natura personale.

GDPR e gruppi societari: cosa prevede la normativa

Il GDPR ha agevolato i trasferimenti di dati personali all’interno dell’Unione Europea, permettendo alle imprese di condividere informazioni tra Stati membri.

Per quanto riguarda i gruppi societari, la norma centrale è l’articolo 26, che introduce l’istituto della contitolarità del trattamento (joint controller agreement).

L’accordo di contitolarità (art. 26 GDPR)

Quando due o più titolari determinano congiuntamente finalità e mezzi del trattamento, sono considerati contitolari. In questo caso è necessario stipulare un accordo interno che definisca in modo chiaro:

• Il riparto delle competenze per i trattamenti condivisi
• Le regole per l’esercizio dei diritti degli interessati
• I soggetti responsabili della comunicazione delle informazioni

Il contenuto essenziale dell’accordo deve essere sempre accessibile agli interessati.

Condivisione dei dati nei gruppi societari: le regole pratiche

Per garantire un trattamento conforme al GDPR nei gruppi societari è fondamentale:

• Stabilire regole comuni per gestire i dati condivisi
• Mantenere procedure uniformi in caso di violazioni (data breach)
• Assicurarsi che l’informativa agli interessati menzioni esplicitamente la contitolarità, indicando il punto di contatto per le richieste

Conclusione

Il GDPR nei gruppi societari richiede un approccio coordinato: non basta condividere i dati per esigenze di business, serve un accordo chiaro e trasparente che tuteli i diritti degli interessati e definisca responsabilità precise.

Le imprese che adottano procedure comuni non solo rispettano la normativa, ma garantiscono maggiore fiducia a dipendenti, clienti e partner.